Visto che è stato chiesto dal primo candidato, ecco alcuni chiarimenti:
Adempimenti necessari
Non c'è una lista completa o ufficiale, molto dipende da dove si vuole regatare.
Di solito, se si è ospiti di qualche struttura/club, basta chiedere l'autorizzazione a loro, che magari forniscono anche supporto logistico/organizzativo/legale (tipo la Gold Cup 2013 che e' fatta sotto l'egida di uno yacth club vero)
In mare, sul lago (tipo il Garda o quello di Como) o comunque dove ci sia navigazione bisogna chiedere se e dove sia possibile farlo alla competente autorità (per dire in mare
dovrebbe essere la capitaneria, sul lago potrebbe essere il comune su cui si svolge la regata).
Se si va in qualche parco semiprivato (tipo parco di Monza per dire) o qualche parco naturale, dovrebbe bastare chiedere all'ente che gestisce il parco.
Alcuni posti obbligano ad avere un'assicurazione o essere iscritti al club per poter usare il lago.
In ogni caso e' buona norma informarsi dal comune/ente a cui fa capo la gestione dello specchio d'acqua.
Organizzazione minima
Anche qui, non c'e' nulla di scolpito nella pietra. L'anno scorso in pratica c'eravamo solo noi regatanti.
Ma proprio visto l'esperienza dell'anno scorso, direi che un minimo di staff serva, ma potrebbero bastare una/due persone, giusto per controllare le partenze, segnare gli arrivi e rispondere alla classica domanda: "ma hanno il motore ?"
Se lo specchio d'acqua e' abbastanza esteso, potrebbe essere una buona idea avere una persona con una barca a remi pronta per eventuali recuperi di barche in avaria.